Een gezamenlijk doel voor klanten en collega’s: een warm welkom!

In 2017 steeg ons klantenbestand met 8% en kregen we er 16 nieuwe collega’s bij. Het verwelkomen van deze nieuwe klanten en collega’s kan natuurlijk op de eerste werk- of projectdag, maar wij vonden het proces daarvóór ook belangrijk. Miranda, p&o medewerker, en Nadia, sales coördinator, hebben het afgelopen jaar gewerkt aan een gezamenlijk doel: een warm welkom voor collega’s en klanten!

Achter de schermen zijn we voor je bezig

Zodra iemand klant wordt of in dienst treedt, gebeurt er achter de schermen van alles. Wij zien dat, maar de nieuwe klant of collega nog niet.

Miranda: “We hebben een checklist van 66 punten die we afwerken voordat onze nieuwe collega begint. We regelen bijvoorbeeld de laptop, een telefoon en de eerste interne afspraken. Maar de nieuwe collega ziet dat pas op zijn eerste werkdag. We willen de nieuwe collega laten weten dat we hem of haar verwachten. Daarom hebben we een kaartje ontwikkeld dat we naar het huisadres sturen voordat hij of zij begint: Loading, your new job! Dan start je net wat leuker.”

Nadia: “En voor onze klanten werkt het hetzelfde. Op het moment dat we een offerte getekend terug hebben, begint het proces voor ons. Achter de schermen zijn we druk bezig om bijvoorbeeld de hardware in te kopen, het project te plannen. Maar de klant weet dat niet. We willen de klant proactief informeren en het eerder gecreëerde vertrouwen voortzetten. Wat zijn we nu voor je aan het doen? Dat vertellen we in het welkomstkaartje voor klanten.”

Waarom we een warm welkomstgevoel zo belangrijk vinden

Nadia: “We vinden het belangrijk dat we de verwachtingen van de klant waar kunnen maken. En voor nieuwe collega’s geldt dat ook. “Een eerste werkdag is voor iedereen spannend. Dan wil je dat alles gewoon goed geregeld is, er moet al een laptop zijn en ze moeten kunnen bellen en mailen. Daarnaast plannen we ook alvast wat eerste interne afspraken voor ze in en worden er een aantal doelen vastgesteld. Dat geeft hem of haar een fijn gevoel: Ik word verwacht en mijn eerste doel is duidelijk. Zo kan onze nieuwe collega zich focussen op het belangrijkste: zijn werkzaamheden”, aldus Miranda.

Ralph, medior netwerk engineer, in dienst per 1 november 2017: “Al mijn vragen werden beantwoord met een glimlach. Vanaf mijn eerste dag is iedereen bij DataByte zeer collegiaal.”

Dat warme gevoel blijft!

Maar vaagt dat warme gevoel weg als de welkomstperiode eenmaal over is? Nee, gelukkig niet. Na twee weken is er een gesprek met mede-eigenaar John de Jongh over de kernwaarden van DataByte en krijgt de collega van HR adviseur Monica uitleg over zijn Talent Management Analyse. Na de proeftijd volgt er nog een visie en verwachtingen gesprek met John. Daardoor worden verwachtingen helder aan beide kanten.

Miranda: “De nieuwe collega mag na de proeftijd nog een nieuwe laptop en een telefoon bestellen. En superleuk: ik vraag ze om een kinderfoto aan te leveren voor onze kinderfotomuur. Als afdeling P&O dragen wij dan het stokje over aan de manager. Die zet het warme gevoel voort.”

Ook bij klanten houden we het warme welkomgevoel vast. Nadia: “We bouwen een team op rondom de nieuwe klant en daar kan de klant altijd bij terecht!”

Meer nieuws